breve er det nye sort
Hannah Aalykke
Studentermedhjælper
Læsetid: 4 minutter
Jeg ved godt, mange tænker, at et brev er gammeldags, forældet og umoderne, fordi det var måden, vi kommunikerede og formidlede nyheder til hinanden på førhen. I dag tyer vi til en e-mail, en sms, messengerbesked eller lignende, fordi det er hurtigere og nemmere. Men netop derfor skal du vælge brevet som henvendelsesform. Du vil skille dig ud og blive husket, fordi et brev gør din henvendelse mere personlig og anderledes. Det kan være din virksomheds kendetegn, hvis I anvender breve i jeres markedsføring eller medsender små håndskrevne kort i kundernes ordre.
Sagt med andre ord: Breve er det nye sort.
BREVETS INDHOLD
Jeg forestiller mig, at de fleste godt er klar over, hvad et brev er, og at der overordnet er to typer af breve. Der er det personlige brev og det formelle brev. Det personlige brev sendes til venner, familie og andre, du har kær, hvor det formelle brev bruges i et forretningsmæssigt perspektiv. Det kan være kommunikation i erhvervslivet og i private og offentlige institutioner mv.
Et brev skal være god kommunikation forstået på den måde, at det skal være hurtigt at læse og forstå. Brevets hensigt skal være til at forstå, informationerne skal være tydelige og lette at overskue og finde sammenhæng i. Et brevs indhold afhænger selvfølgelig af den pågældende situation, emnet, hensigten og modtageren, men følgende punkter er gode at have i baghovedet:
Tænk på din modtager. Hvem skal have brevet? Hvad er hensigten med brevet?
Hvilke informationer skal med i brevet?
Sørg for, at de informationer, der hører sammen, også står sammen.
Fortæl gerne hurtigt, hvad emnet og hensigten med brevet er.
Hvad er modtageren mest interesseret i at vide først? Organisér informationerne i en rækkefølge, som er praktisk for modtageren at læse.
Skriv om én ting ad gangen og i et forståeligt og let sprog.
Afslut brevet med, hvordan du kan kontaktes, eller hvad modtageren skal/kan gøre.
SPROGET I BREVE
Du behøver ikke at bruge et særligt brevsprog, men du skal selvfølgelig have din modtager for øje, når du skriver et brev. En god tommelfingerregel er: Skriv i et sprog, der svarer til brevets henvendelsesform og modtager.
Læs vores blog om, hvordan du får din målgruppes opmærksomhed.
Hvis du skriver et formelt brev, så sørg for, at sproget er kort, klart og præcist. Der skal ikke være fyld eller udenomssnak, men klar og tydelig kommunikation, intention og information. Tonen og sproget skal være:
Præcist og velovervejet
Objektivt formuleret
Forklarende
Skal du derimod skrive et personligt brev, så må der gerne være plads til fyld og udenomssnak i form af tanker, følelser og refleksioner. Tonen og sproget er typisk:
Hverdagsagtigt
Subjektivt formuleret
Beskrivende
Indlednings- og afslutningshilsen
Breve har også to hilsner: En indledningshilsen og en afslutningshilsen. De svarer til talesprogets måde at hilse på folk med ”goddag” og ”farvel”. Hilsnerne kan varieres, ligesom i talesproget, afhængig af situationen, hvor formelt det skal være, og hvor godt du kender modtageren af brevet. I formelle breve bruger man ikke en indledningshilsen for at angive en formel tone, og det anses ikke for at være uhøflighed eller uvenlighed. Kender du derimod modtageren eller ønsker at skabe en personlig tone i brevet, kan du indlede det med ”Kære X” eller ”Hej X”. De fleste vil måske mene, at det kun hører til venner og familie, men det bruges også i breve til mennesker, du ikke kender personligt. Det kan nemlig give et udtryk for venlighed eller imødekommenhed, når du ikke kender din modtager. Efter indledningshilsen sættes normalt ikke komma eller punktum, her kan du blot nøjes med et linjeskift.
I formelle breve er de mest neutrale afslutningshilsner ”med venlig hilsen” og ”venlig hilsen”, hvor vi i personlige breve vil bruge ”kærlig hilsen” og ”mange hilsner”, hvis ikke vi blot bruger vores navn alene som afslutning. Valget af indledningshilsen og afslutningshilsen indikerer også graden af høflighed, og hvor formel tonen er, og det skal selvfølgelig passe til brevets hensigt, tonen i brevet som helhed og ikke mindst din modtager.
Drop tegnsætningen
Vi mener ikke i hele brevet selvfølgelig. Men vidste du, at der faktisk ikke skal være hverken et punktum eller komma efter en indledningshilsen og en afslutningshilsen? På engelsk bruges et komma, men på dansk skal vi ikke bruge noget tegn. Hvis du skriver din afslutningshilsen som en forkortelse, skal du selvfølgelig huske et punktum, men ellers ingen tegnsætning. Det er der ikke mange, som er klar over. Årsagen er, at linjeskiftet er et tegn i sig selv. Når du skriver et brev, skal det se sådan her ud:
KORREKT:
Kære X
Jeg håber …
Med venlig hilsen
Hannah
FORKERT:
Kære X,
Jeg håber …
Med venlig hilsen,
Hannah
ALTERNATIVE HILSNER
Hvis du ikke er til den mest gængse indledningshilsen og afslutningshilsen ”Kære X” og ”med venlig hilsen”, så har jeg fundet en liste her fra Politikens Håndbog i Nudansk 6. udgave, s. 360.
Jeg har gjort listen lidt mere moderne, så den er tidssvarende, hvad vi vil sige i dag.
INLEDNINGSHILSEN
- Tak for dit brev af … om …
- Som svar på dit brev af … kan vi meddele dig at …
- Jeg beder dig hermed om …
- Hermed meddeler vi dig at …
- Vi meddeler hermed at …
- Jeg vil gerne klage over …
- Vi vil gerne forespørge om …
- Vi vil gerne spørge om …
- Som vi aftalte det i telefonen i går, sender jeg dig hermed …
- Med henvisning til …
AFSLUTNINGSHILSEN
- Du kan kontakte mig …
- Jeg beder om at få besked snarest muligt …
- Hvis du ønsker yderligere oplysninger …
- Jeg håber, at I kan acceptere afgørelsen, men hvis ikke, så …
- Vi imødeser dit svar …
- Vi beder dig hurtigt …
- Jeg ville blive glad, hvis jeg kunne få svar inden …
- Vi forventer at høre fra dig snarest.